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Si nunca trabajaste con agencias de traducción del exterior o estás por empezar a trabajar con alguna, quizás te preguntes qué documentos pueden pedirte que firmes.
En esta entrada de blog te comparto los que he recibido con más frecuencia, para que ganes paz y claridad en el proceso de empezar a trabajar con una agencia de traducción.
Si te gustaría aprender cómo es trabajar con clientes de traducción del exterior (incluso agencias de traducción del exterior), desde cómo contactarlos, hasta cómo suelen manejarse y cómo es el tema de la facturación y los cobros, no te pierdas este webinar, donde te cuento todo en detalle, para que vos también puedas empezar a exportar tus servicios lingüísticos con más tranquilidad y confianza!
Este blog nace como respuesta a la consulta que me envió una colega:
“Estoy investigando todo el proceso legal y de impuestos con mi contadora y ella me pregunta qué tipo de acuerdos y documentos legales nos hacen firmar las agencias antes de empezar. ¿Todos son contratos de prestación de servicios o no todas las agencias nos hacen firmar estos contratos?”
Por empezar, felicitaciones a esta colega que está trabajando con una contadora para cuidar su salud fiscal 👏. Si queremos brindar servicios de traducción, nos corresponde pagar impuestos, y para eso es clave trabajar con un/a contador/a de confianza que nos ayude con la parte de facturación y pago de impuestos.
Por otro lado, si queremos exportar nuestros servicios de traducción, es importante que esta persona sepa sobre exportación de servicios. Tiene que ser alguien que, idealmente, trabaje con otros traductores u otras personas que venden sus servicios al exterior.
Ahora sí, vamos a los documentos:
En mi experiencia, estos son los tres documentos que nos envían con más frecuencia las agencias de traducción del exterior:
• VENDOR AGREEMENT
• NDA
• W-8 BEN
Te cuento de qué trata cada uno...
(Y al final sumé uno más que suelen pedirnos cuando ya estamos trabajando)
VENDOR AGREEMENT
“Vendor” son los proveedores independientes que contrata una agencia. O sea, nosotros como profesionales.
Una agencia tiene distintos “vendors” (proveedores de servicios),
como traductores, editores y diseñadores,
que trabajan en equipo para lograr el objetivo en común:
resolver las necesidades lingüísticas de los clientes de la agencia.
Entonces, el vendor agreement sería el “acuerdo para los proveedores” de la agencia.
Estipula los términos y condiciones de trabajo y de pago que maneja esa agencia en particular.
Es importante leer este acuerdo con atención, para determinar si realmente estamos “de acuerdo” con lo que establece y si queremos firmarlo.
Por ejemplo, a veces, las agencias incluyen una cláusula que dice que, si nuestro trabajo no cumple con los parámetros de calidad aceptados, nos van a descontar cierto porcentaje del pago.
En lo personal, NO firmo este tipo de acuerdos, porque NO estoy de acuerdo con esa cláusula.
La decisión es personal, pero es importante leer qué estamos firmando y pensar si realmente queremos aceptarlo o no.
• Si leemos el acuerdo y creemos que todo está bien, lo firmamos y lo enviamos, y ya está.
• Si notamos que algo no nos gusta, podemos investigar un poco, googlear y consultarlo con colegas (por ejemplo, en nuestro foro en Discord 💬).
NOTA IMPORTANTE
Es válido elegir NO a trabajar con una agencia (cliente) porque no nos gusta cómo se maneja, qué condiciones plantea o qué trato tiene.
Cuando somos freelancers, la relación no es de empleador-empleado, sino de cliente-proveedor de servicios independientes.
NON-DISCLOSURE AGREEMENT (NDA) 🔐
Este es el acuerdo que estipula que no podemos divulgar con quién ni en qué estamos trabajando.
Lo envían todas las agencias. A veces, incluso antes de contarnos con qué tipo de clientes trabajan, explicarnos para qué proyecto quieren contratarnos o enviarnos la prueba de traducción.
Suele ser siempre igual. Se lee, se firma y se envía.
No suele ser muy complejo.
En este caso, creo que lo importante es tenerlo presente y respetarlo:
Si firmamos este acuerdo, no podemos divulgar con quién ni en qué estamos trabajando.
Eso no quiere decir que tengamos que ser una tumba...
Hay formas creativas de contar qué servicios brindamos y en qué tipo de proyectos trabajamos sin romper el NDA.
Por ejemplo, miren esta publicación que hice en LinkedIn, donde cuento en qué estuve trabajando y qué servicios brindé... pero sin explicitar demasiado.
Si te gustaría aprender a usar LinkedIn para vender tus servicios de traducción o encontrar trabajo de traducción, no te pierdas este webinar, donde te cuento de qué trata esta herramienta espectacular, cómo se usa ¡y cómo sacarle el jugo!
FORMULARIO W-8BEN
Es un formulario que nos envían las agencias de traducción de Estados Unidos, que indica que no tributamos en ese país, sino en el nuestro.
De esa forma, no nos retienen impuestos por los servicios que brindamos.
Después, cada quien tiene que tributar en su propio país por los servicios que brinda al exterior. Eso es algo que pueden consultar con colegas de su país y con su contador/a de confianza (idealmente, que conozca sobre exportación de servicios).
Si sos de Argentina, podés despejar tus dudas sobre cobros y facturación al exterior acá.
¿Cómo se completa?
En la web hay varios tutoriales sobre cómo completarlo. Pueden mirar uno o varios e ir llenándolo con esa información.
IDEA
Como el formulario es siempre el mismo, es una buena idea guardarlo una vez que lo llenamos por primera vez, así ya lo tenemos listo y completo para la próxima agencia que nos los pida 😎.
Uno más: INVOICE
Una vez que ya estamos trabajando con la agencia, suelen pedirnos que le enviemos la “invoice”, que es la factura en PDF sin validez fiscal. Básicamente, es el documento que indica en qué proyectos trabajé durante el mes, qué precio tiene cada uno, cuánto me tiene que pagar la agencia, a qué cuenta y hasta qué fecha tienen para pagarme.
(En Trabajar con clientes del exterior les comparto mi plantilla de invoice, entre otras plantillas útiles 😉).
Por ejemplo:
Trabajo todo el mes con la agencia Agency.
A fin de mes, Agency me pide que le envíe la invoice...
Hay varias alternativas (que dependen de cada agencia), como estas:
(a) Agency tiene un portal de gestión donde tengo que entrar y generar la invoice.
(b) Agency genera la invoice y me la envía por mail para que yo la revise y la apruebe.
(c) Agency me pide que yo haga la invoice en PDF y se la envíe por mail.
(d) Agency tiene un portal de gestión donde tengo que generar la invoice y además cargar la que yo creé en PDF.
Cuando nos piden la invoice, entonces, es válido consultarle a la agencia cómo maneja la facturación, porque cada una lo maneja a su manera.
IDEA
Lo que yo hago para no olvidarme ni confundirme con las distintas formas es dejar anotado cómo se maneja cada agencia, qué tengo que hacer, cuándo me mandan la invoice para que revise (si es que me la envían), a cuántos días me pagan, etc. De esa forma, cada vez que me olvido y me pregunto: “Uy, ¿cómo era con esta agencia?”, voy a ese documento, lo repaso y ya está:
Este es el Excel donde registro todos mis proyectos, facturas y cobros. Cada cliente tiene su color para que sea claro y visual. Ahí mismo tengo anotadas las notas de cada cliente, para no olvidarme ni confundirme 💡.
Comparto la plantilla y cómo se usa en varios de mis webinars, como Comienzo consciente y Trabajar con clientes del exterior.
NOTA: Esto es lo que elijo hacer YO como proveedora de servicios (porque es lo que me resulta más fácil en este momento de mi vida), pero cada quien puede manejar su negocio como prefiera. Hay colegas que no siguen las condiciones de las agencias, sino que tienen las suyas y se manejan según las suyas, y solo trabajan con agencias que las respeten.
¡Eso es todo!
💬 ¿Les quedó alguna duda?
💬 ¿Sumarían algún documento importante?
¡Leo sus comentarios!
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